ESRS S2 w praktyce: pracownicy w łańcuchu wartości a odpowiedzialność firmy.

W praktyce, odpowiedzialne prowadzenie biznesu oraz komfort w trakcie raportowania ESRS S2 daje wdrożenie konkretnych mechanizmów prawnych, organizacyjnych i kontrolnych, które pozwolą:

• zidentyfikować ryzyka naruszeń praw pracowniczych,
• zapobiegać nieprawidłowościom,
• wykazać należytą staranność (due diligence) w raportowaniu ESRS.

Kluczowe znaczenie mają tu klauzule umowne, ankiety ESG oraz audyty dostawców – czyli narzędzia, które łączą ESG z prawem pracy i prawem kontraktowym.

Jednym z podstawowych wymogów ESRS S2 jest możliwość wykazania, że spółka aktywnie zarządza ryzykiem społecznym w relacjach z kontrahentami.

W praktyce oznacza to konieczność odpowiedniego ukształtowania umów z dostawcami i podwykonawcami.

Prawidłowo wdrożone klauzule ESG i pracownicze mogą obejmować m.in.:

• zobowiązanie dostawcy do przestrzegania praw pracowniczych i standardów BHP,
• zakaz pracy przymusowej i pracy dzieci (w tym w dalszych ogniwach łańcucha),
• obowiązek stosowania lokalnych przepisów prawa pracy i minimalnych standardów międzynarodowych,
• prawo spółki do kontroli i audytu warunków zatrudnienia,
• sankcje umowne, możliwość rozwiązania umowy lub wstrzymania współpracy w przypadku naruszeń.

Z perspektywy ESRS klauzule te nie są „dodatkiem”, lecz dowodem wdrożenia polityk i działań zapobiegawczych, które następnie podlegają ujawnieniu w sprawozdaniu zrównoważonego rozwoju.

Ich brak istotnie zwiększa ryzyko prowadzonej działalności, wystawienie się na ryzyka finansowe lub wywieranie negatywnego wpływu na pracowników w łańcuchu wartości, a także na nenegatywną ocenę interesariuszy.

Kolejnym filarem praktycznego wdrożenia ESRS S2 mogą być ankiety ESG kierowane do dostawców i partnerów biznesowych.

To jedno z najczęściej stosowanych narzędzi do:

• mapowania łańcucha wartości,
• identyfikacji obszarów wysokiego ryzyka,
• zbierania danych jakościowych i ilościowych do raportowania.

Dobrze zaprojektowana ankieta ESG w obszarze S2 powinna obejmować m.in.:

• formy zatrudnienia pracowników (umowy, podwykonawstwo, agencje pracy),
• przestrzeganie przepisów o czasie pracy i wynagrodzeniach,
• procedury BHP i wypadkowość,
• istnienie związków zawodowych lub innych form reprezentacji pracowników,
• mechanizmy zgłaszania naruszeń (whistleblowing).

Z punktu widzenia prawa pracy kluczowe jest to, aby ankiety:

• były spójne z obowiązującymi regulacjami,
• nie przenosiły odpowiedzialności w sposób sprzeczny z prawem,
• umożliwiały spółce realną reakcję na zidentyfikowane ryzyka.

W praktyce coraz częściej ankiety ESG stają się elementem stałej współpracy z dostawcami i realnym elementem zarządzania ryzykiem biznesowym, a nie jednorazowym działaniem „pod raport”.

Celem standardu ESRS S2 nie są puste deklaracje, ale przede wszystkim realne działanie np. w postaci weryfikacji warunków pracy w łańcuchu wartości.

W tym celu firmy sięgają po audyty dostawców – zarówno wewnętrzne, jak i zewnętrzne.

Audyty mogą obejmować:

• analizę dokumentacji kadrowej i regulaminów,
• ocenę zgodności z lokalnym prawem pracy,
• weryfikację praktyk BHP,
• rozmowy z pracownikami lub ich przedstawicielami,
• sprawdzenie procedur reagowania na naruszenia.

Z perspektywy raportowania ESRS audyty pełnią podwójną rolę:

1. prewencyjną – pozwalają wykryć problemy zanim staną się istotnym ryzykiem,
2. dowodową – stanowią potwierdzenie, że spółka faktycznie realizuje polityki i działania opisane w raporcie.

Co istotne, audyty dostawców coraz częściej są powiązane z:

• renegocjacją umów,
• wdrażaniem planów naprawczych,
• decyzjami o kontynuacji lub zakończeniu współpracy.